Produrre di più sul lavoro. C’è un segreto, anzi cinque

di Ugo Perugini

Cominciamo a sfatare un mito. Non credete a chi si vanta di essere un lavoratore multitasking, cioè in grado di lavorare facendo più cose contemporaneamente: probabilmente non è vero oppure le cose che fa sono tutte di qualità mediocre. Osservate gli impiegati “impegnati” che saltano con destrezza da uno smartphone a un tablet a un laptop, senza dimenticare il telefono. Ecco, non invidiateli, non sono persone che hanno qualcosa di più, sono probabilmente soltanto molto più inclini alla distrazione. E, statene certi, non contribuiscono ad alzare il livello di produttività dell’azienda.

Ora vi dico una cosa che quando l’ho saputa mi ha sconvolto. Recenti studi nell’ambito delle neuroscienze confermano che al nostro cervello occorrono fino a 28 minuti per riprendere a pieno ritmo un lavoro interrotto da qualsiasi contrattempo. Esagerato? Non tanto, se ci fate caso. Il fatto è che una interruzione anche di due minuti causa una perdita secca di una mezz’ora di tempo. Il che significa che in una giornata bastano otto piccole interruzioni da due minuti per andare a casa senza aver fatto praticamente nulla!

Ecco cinque suggerimenti, molto semplici, orientati soprattutto a tenere sotto controllo le distrazioni provocate dai “social media”, dalla necessità compulsiva di ripulire la propria mail o dalle tentazioni di qualche gioco on line. Suggerimenti semplici, anche banali, ma che possono incrementare il livello di produttività che, è meglio ricordarlo, non va solo a vantaggio dell’azienda per la quale si sta lavorando, ma contribuisce a dare un senso e una finalità al proprio lavoro. Cose da non sottovalutare!

1.Programmare l’attività da svolgere

Chi affronta il proprio impegno quotidiano senza darsi degli obiettivi concreti o senza specifici programmi da seguire è molto più facilmente soggetto a distrazioni. Sapere, invece, quello che si deve fare, programmarlo in linea di massima, sempre mantenendo una certa elasticità, avere ben presente l’elenco delle attività previste, delineare il processo di realizzazione nelle diverse fasi aiuta ad evitare le “trappole” dei social media, che sono per alcuni come i richiami delle sirene per Ulisse!

2.Saper dire di no agli altri

C’è chi è un fautore della filosofia della “porta aperta”, nel senso che chiunque può entrare nel suo ufficio o interrompere il suo lavoro in qualsiasi momento, sicuro che riceverà una risposta. La disponibilità nei confronti dei propri colleghi, amici e clienti, è naturale e auspicabile, però gli altri devono anche rendersi conto che vi sono momenti in cui qualsiasi interruzione potrebbe avere effetti negativi su quello che si sta facendo. Il tempo è prezioso e anelastico: interrompere chi lavora significa commettere un “furto” in termini di ore di lavoro che dovranno essere recuperate in seguito. Il vostro lavoro merita rispetto e, quindi, in certi casi è opportuno con gentilezza ma determinazione rimandare ad altro momento un eventuale colloquio o una richiesta, valutandone altresì l’urgenza e l’importanza. Pian piano chi lavora con voi capirà che siete disponibili ma anche responsabili e mostrerà una maggiore considerazione nei vostri confronti.

3.Cercate di essere sempre consapevoli di ciò che fate

Confessiamolo, certe volte le interruzioni al nostro lavoro le cerchiamo noi stessi. Ci sono momenti in cui il lavoro che stiamo facendo diventa difficile, oppure si hanno dei dubbi su come risolvere certi problemi, o, soltanto, ci si sente un po’ stressati e allora qualsiasi interruzione può rappresentare un vero e proprio sollievo. Allora, se ci viene a disturbare un cliente, gli diamo subito udienza, anche perché il cliente ha sempre ragione. Se arriva un collega che ci pone un quesito, magari nemmeno troppo importante, ne approfittiamo per scambiare qualche parola con lui, anche perché non vogliamo apparire troppo scostanti e poco disponibili. Oppure diamo un’occhiata alla posta, giustificando la decisione con l’urgenza di una risposta che stiamo aspettando. La verità, però, noi la conosciamo bene. Sono tutte tecniche di procrastinazione, cioè sistemi, spesso inconsci, per rimandare quello che dobbiamo fare e che, al momento, vogliamo evitare di fare. Se è così, occorre farsi un esame di coscienza. Chiedersi perché capita questo e magari intervenire migliorando il lavoro che stiamo facendo in modo poco convinto affinché ci soddisfi di più.

4.Tutelate il vostro lavoro sul computer

Se state lavorando sul vostro computer è opportuno che chiudiate tutte le finestre non necessarie che possono procurarvi distrazione. Sospendete ogni collegamento con i “social media” e con la vostra “mail”. Tutte queste fonti vi mettono in collegamento con gli altri e spesso, è inutile negarlo, creano un certo compiacimento perché rappresentano la dimostrazione di quanto siate importanti e necessari. Quando si sta lavorando, però, mettiamo da parte il nostro orgoglio di internauti, anche perché non ci sono informazioni, mail, ecc. che non possano attendere una o due ore. A lavoro concluso, potrete rientrare nella comunità virtuale e nessuno si sarà accorto del vostro “ritardo”!

5.Controllate il tempo di lavoro

Chissà perché a tutti dà fastidio che vengano verificati i propri tempi di lavoro. Si ha come l’impressione di essere controllati e condizionati. Eppure, è importante sapere che il tempo è una risorsa dalla quale non possiamo prescindere e che anche il nostro cervello – è ormai appurato – può concentrarsi intensamente su un certo compito per un massimo di due ore consecutive, cioè non interrotte da alcun fattore esterno. Molti lo sanno e fanno il possibile per utilizzare al meglio questo tempo con risultati davvero sorprendenti. Per essere più sicuri, ci si può avvalere di un timer. Al termine della prima ora di lavoro “sodo” e “senza distrazioni” ci si può regalare un break di cinque minuti: una pausa per un caffè, per sgranchirsi le gambe, per fare un giro in un altro ambiente, per scambiare qualche parola con un collega, Il tutto però rigorosamente nell’ambito di cinque minuti. Per evitare che la pausa si dilati a dismisura o che si finisca impastoiati in una conversazione inutile occorre controllare sempre il timer. Poi, finito l’intervallo stabilito, si riprende con un’altra ora di lavoro sodo e ininterrotto. Un sistema semplice che in molti casi è stato utile per aumentare la produttività dei collaboratori e anche la loro soddisfazione nel lavoro, oltre che la propria autostima.

Non va dimenticato che chi ha il controllo delle proprie azioni e fa di questo comportamento un’abitudine positiva è pronto a cogliere molte soddisfazioni.

(Altri articoli su questi temi, li potrete trovare sul sito: www.capoverso.jimdo.com)