Organizzazione dello studio amministrativo. Seminario a cura dell’avv. Palmiro Fronte

La Redazione

Presso la nuova sede dello Studio Sozzi Srl – Amministrazioni immobiliari condominiali e proprietà unica – in via Giambattista Casella, 16, si è svolto giovedì 16 gennaio 2020, un seminario organizzato dall’associazione Safoa con la partecipazione di una folta rappresentanza di amministratori condominiali qualificati.

Alessandro De Chirico, consigliere Comunale
Alessandro De Chirico, consigliere Comunale

Dopo una breve prolusione di Alessandro De Chirico, consigliere Comunale del Gruppo Forza Italia, il quale ci ha pregato di volergli segnalare qualsiasi tipo di anomalia rilevata (è oggi alle prese con seri problemi derivanti dalle case abusive di via Clitumno, una trasversale di via Padova), prende la parola l’avv. Palmiro Fronte, responsabile Scientifico di SAFOA, Scuola di Alta Formazione per Amministratori, presiedendo il seminario “Organizzazione dello studio amministrativo“.

LOGOSi parte da un dato, incontrovertibile, oggettivo: in un ufficio le persone valgono per quanto siano in grado di organizzarsi. Due parole d’ordine, due capisaldi: il tempo e il personale. Il primo, non è mai abbastanza ed è sempre troppo poco rispetto alla quantità di incombenti lavorativi e familiari, che dobbiamo quotidianamente adempiere. Per questo motivo è una risorsa e per questo motivo non va sprecato: ogni minuto, ogni ora persa, non può più essere recuperata. Quante volte abbiamo detto: “Il lavoro che non sono riuscito a completare questo pomeriggio, lo termino a casa, stanotte” o ancora “Mi alzo presto domattina, di buzzo buono, e concludo il lavoro da consegnare al capo”. Nulla di più sbagliato. Nulla di più deleterio. Il tempo non si recupera di notte, a casa… Noi pensiamo di recuperarlo, ma, in realtà, non facciamo che “rubare” altro tempo ai nostri familiari, ai figli, alle faccende di casa o, semplicemente, alle nostre passioni, ai nostri hobby. Ecco perché è bene “organizzare il tempo”, la mattina presto, non appena entriamo in ufficio, in modo preciso, con metodo.

Un aiuto su come organizzare il nostro tempo, con metodo, ci giunge dagli Stati Uniti. Intorno agli anni Ottanta, Alan Lakein elabora un sistema che ci aiuta a organizzare il nostro tempo in base alle priorità. Possiamo iniziare a contrassegnare le nostre numerose mansioni e attività da compiere con le lettere A, B, e C.

  • A va attribuito alle attività fondamentali, quelle che devono essere portate a termine prima possibile, e sono sia urgenti che importanti;
  • B va attribuito alle altre attività importanti ma che al momento sono meno urgenti e che possono aspettare;
  • C corrisponde alle attività non fondamentali rispetto alle priorità stabilite.
avv. Palmiro Fronte presidente SAFOA
avv. Palmiro Fronte presidente SAFOA

L’avv. Fronte cita una sistematica regola e cioè elencare anzitutto gli obiettivi che ci si prefigge di raggiungere per poi fissare la priorità d’esecuzione, stendendo una lista scritta giornaliera. Mai fidarsi troppo della memoria che a volte ci tradisce. Tale lista va sempre aggiornata e si raccomanda di affrontare gli argomenti iniziando dalla “A”, non dalla “C”, su cui si corre il rischio di perdere tempo prezioso. Un suggerimento: occuparsi una volta soltanto della tal pratica, evitando di riprenderla in esame con scarsi risultati.

Ciò che si ha in testa di affrontare, deve essere eseguito subito. Ciò significa anche lavorare meglio, risparmiando tempo, perché il tempo è vita. A proposito delle priorità da porre in testa alla graduatoria, risulta significativo l’esempio della casalinga che va al mercato. Dapprima dà un’occhiata a tutte le bancarelle e solo in un secondo tempo, per scelta, acquisterà il prodotto più conveniente.

Per gli argomenti da affrontare, come già accennato, viene sempre raccomandato di iniziare con la “A” eseguendo sempre una classificazione dei temi da discutere. In sostanza: effettuare una vera e propria programmazione motivando anche il personale. Quanto più quest’ultimo sarà adeguatamente inserito, tanto più il tempo a disposizione verrà meglio sfruttato.

Tra gli obiettivi che ci proponiamo di raggiungere, che in ogni caso devono sempre apparire scritti (non sul cellulare, ma su un foglio di carta), ci si deve sempre basare su argomenti concreti, non su semplici desideri. Teniamo pure presente l’arrivo di fattori imprevisti che, secondo le statistiche, possono incidere nella misura del 20% circa.

Importante: cerchiamo di mettere gli argomenti “C” nel cassetto, perché si rischia di sottrarre tempo ai veri temi che rivestono molto più valore. Anche le telefonate in arrivo devono essere ben selezionate e qualificate, se del caso “sapendo dire anche no”. E qui la lista si allunga, imparando a dire di no a qualche fornitore se non esiste priorità e anche ad alcuni condòmini quando ci si rende conto che le loro argomentazioni ci fanno perdere tempo prezioso e null’altro. E imparare a dire di no, accampando scuse reali, diventa senza dubbio un’arte…

È altrettanto importante gestire bene le risorse che abbiamo a disposizione, quando iniziamo le otto ore (a volte molte di più, trascorse in ufficio). Ecco l’importanza di avviare allo scopo accurate e capillari conversazioni con il nostro personale, non solo motivandolo, ma anche rendendolo partecipe di alcune nostre responsabilità. Ecco alcuni consigli su come evitare, affrontare o semplicemente tenere a bada i cosiddetti “ladri di tempo”: persone che “rubano” il nostro tempo, che vogliono far diventare nostro un problema loro.

Visite inattese: quando un condòmino ci rende visita senza aver fissato preventivamente un appuntamento, lo si riceve in piedi.

Telefonate: i dipendenti, collaboratori/trici, segretarie/i, spesso rispondono al telefono improvvisando, gestendo la telefonata un po’ come viene, a caso, senza passione, senza empatia e, soprattutto, senza risolvere il problema. A livello professionale, saper comunicare al telefono è un’arte: per questo ci sono dei corsi di aggiornamento, organizzati anche da SAFOA, su come rispondere al telefono, via mail. Nella vita sociale, a volte, è più semplice. Infatti, se un amico insiste per vederci a sera, per una cena e io non ho tanta voglia di uscire, posso trovare una “stampella”, una persona terza, estranea al rapporto che intercorre tra me e il mio amico, un familiare, il marito, la moglie. Trovata la stampella, si può replicare dicendo: “Scusami, ma è già la terza sera che esco in una settimana, ho litigato con mia moglie per questo, stasera è proprio meglio che rimanga a casa”. Provatelo !

Ambiente: è ormai assodato che, in ufficio, il disordine ambientale corrisponde inesorabilmente a un disordine mentale. Quanto più si instaura l’ordine, tanto più l’amministratore si rende conto di poter procedere in totale sicurezza, facendo contemporaneamente squadra con tutti gli elementi che compongono il personale, anche per poter delegare certi importanti compiti. Curioso, per contro, un caso evidente di disordine: “a volte si è perso un quarto d’ora di tempo per cercare una cosa che non c’era”. E la sommatoria di questi “nei”, nel tentativo di ricercare pratiche sconfinando in tempi oltre misura, crea soltanto confusione.

Priorità: si è detto che è importante iniziare ad affrontare i casi “A” relegando le pratiche “C” ad un ruolo decisamente meno importante. Ma nel contesto generale, è talvolta opportuno procedere come evidenziato nel filmato di Alan Lakein, facendo “buchi nel formaggio” ossia predisponendo le pratiche da evadere un po’ alla volta.

Stress: gli stati di ansietà o di forte apprensione riducono il nostro sistema immunitario creando spesso l’insorgere di malattie anche gravi. È perciò opportuno ridurre le tensioni se appena possibile, creando un certo clima di serenità sul posto di lavoro che possa coinvolgere non soltanto l’amministratore, ma anche l’intero gruppo di impiegati.

E-mail: alle decine di mail che arrivano in ufficio occorre spesso passare al “contrattacco” quando ci si rende conto che non vi sono questioni importanti da trattare. Un’ottima scusa: “se ne parlerà in assemblea“. In ogni caso è sempre opportuno dare risposte credibili e dobbiamo essere sempre noi a condurre il “gioco”. Una raccomandazione: evitare tassativamente che un problema dei condòmini diventi il nostro. Le redini devono essere sempre saldamente in mano nostra, mai abbandonarle.

Perfezionismo: le massicce dosi di precisione si tramutano sempre in una perdita di tempo che va scongiurata.

clessidra-15-minuti2Riunioni condominiali: scandire sempre il tempo nel corso delle riunioni per allontanare il pericolo che certi argomenti, seppure importanti, vengano dilungati. In sostanza, è impossibile che ad esempio, dopo più di un’ora, si siano affrontati solo due dei punti in programma.

Conflitti presenti nell’ufficio: negli studi si verificano spesso contrasti ed è assodato che vi sia in tal caso molta “contagiosità”. È opportuno avviare colloqui in separata sede, se possibile in momenti di relativa quiete, affrontando i vari casi con la maggiore serenità possibile.

Resistenza al cambiamento dei PC o di altre apparecchiature: il mondo tecnologico procede ad ampie falcate e non è possibile continuare ad usare, magari dopo molti anni, gli stessi “ferri vecchi”. Occorre sostituirli, seppure con gradualità, poiché “il mondo va avanti“, come sottolinea giustamente l’avv. Fronte, e occorre perciò la necessaria dose di coraggio per poter guardare in faccia alle novità informatiche che il mercato ci offre.

Novità relative ai cancelli automatici

FEMAR2Da segnalare, anche l’intervento di Sante Campanella, general manager di Femar impianti, che ha illustrato le nuove norme, allineate a quelle europee, che determinano i parametri di sicurezza dei cancelli automatici. Dal momento che si sono verificati parecchi incidenti mortali a causa di cancelli automatici irregolari, la nuova norma prevede l’analisi strutturale del manufatto con certificazione CE o la ricostruzione del documento da parte di un professionista, se il cancello è stato realizzato prima del 2007.

Il fascicolo tecnico dovrà contemplare l’analisi dei rischi, il contratto di manutenzione, il registro delle manutenzioni, il verbale di collaudo, le istruzioni di uso e manutenzione, gli schemi elettrici dell’impianto di motorizzazione, ecc. Il documento va esposto nel condominio perché sia possibile, in caso di guasto, sbloccare il cancello a cura del condòmino responsabile.

La Femar impianti, che si occupa anche di cito/videofonia, videosorveglianza, sistemi di antenne TV, reti in fibra ottica, ecc., e dei relativi sistemi di manutenzione,  dispone di oltre 35 collaboratori tra tecnici, operai e impiegati, e offre un servizio di fornitura impianti “chiavi in mano”.

 

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